「誰が」「何をしてよいか」を決めた設定のことです。閲覧だけ、編集もできる、削除もできる、と段階を分けます。
全員が何でもできる状態は、誤操作と情報漏えいの両方のリスクになります。役割ごとに必要最小限だけを許可するのが基本です。運用が始まってから変えるのは手間がかかるので、導入時に「誰がどこまで」を決めておくのが肝心です。
オフィスの鍵の配り方です。全員に全部屋のマスターキーを渡す会社はありません。役割に応じて、入れる部屋を決めます。
「この機能は管理者だけが使える権限にしますか?」「アルバイトの方は閲覧のみの権限にしましょう」— 社内システムやCMSの導入設計で必ず詰める項目です。