あるシステムの機能やデータを、別のシステムから呼び出して使えるようにした「窓口」です。
自社システムから他社サービスの機能を使いたいとき、相手の中身を直接いじるわけにはいきません。そこで提供側が「この形式で頼めば、この形式で返します」という決まった窓口を用意します。これがAPIです。決まりごとの外は使えない代わりに、安全で壊れにくい連携ができます。
レストランの注文カウンターです。厨房に勝手に入ることはできませんが、メニューにある料理を決まった形で頼めば、決まった形で出てきます。メニューにないものは頼めません。
「在庫データは基幹システムのAPIから取れますか?」「先方にAPIがないので、CSVでの受け渡しになります」— 外部連携の可否を判断する最初の質問がこれです。APIの有無で、実現できることと費用が大きく変わります。