退職者のGoogleアカウントをそのままにしておくと何が危険？
こたえ
退職者本人が、いつでも社内の情報にアクセスできる状態が続きます。メール・ファイル・顧客情報のほか、会社のSNSや各種サービスの管理権限も残っていることがあります。
どういうこと？
退職時にパソコンを返却してもらっても、アカウントが生きていれば自宅の端末からログインできます。問題はそれだけではありません。Googleアカウントは、アナリティクス、ビジネスプロフィール、広告、各種SaaSのログインなど、多くのサービスの入口になっています。本人に悪意がなくても、そのアカウントが乗っ取られれば、会社の情報がまとめて流出します。
やり方
- 1退職日に合わせてアカウントを停止する。削除ではなく停止にすれば、データは残ります
- 2そのアカウントが管理者になっているサービスを洗い出す。アナリティクス、ビジネスプロフィール、広告、SNSなど
- 3管理者権限を、在籍している社員のアカウントへ移す
- 4共有ドライブのファイルの所有者を移す。個人のマイドライブにあるファイルは、停止すると見られなくなります
- 5「Googleでログイン」で使っていたサービスがないか確認する
注意点
- アカウントをすぐ削除すると、そのアカウントが持っていたファイルや設定が失われます。まず停止し、移管が終わってから削除してください。
- 管理者が1人だけのサービスは、その人がいなくなると誰も入れなくなります。退職前に権限を移すのが鉄則です。
- 退職手続きの書類に、このチェック項目を入れておくと漏れません。
