無料ツールを社員が勝手に使っている。どこまで許可していい？
こたえ
扱う情報で線を引いてください。顧客情報や社外秘を入れないツールは許可し、入れるものは会社が契約したものに限る、という分け方が現実的です。
どういうこと？
無料ツールを一律に禁止すると、業務が非効率になるだけでなく、隠れて使われるようになります。本当に困るのは、顧客情報や未公開資料が、会社の管理外のサービスに保存されることです。またサービスが終了したり、無料枠が廃止されたときに、業務が止まるリスクもあります。禁止ではなく線引きが必要です。
やり方
- 1いま社員が何を使っているかを聞き取る。責めない前提で聞くのが重要です
- 2扱う情報で分類する。社内情報を入れないもの、入れるもの
- 3社内情報を入れるものは、会社契約のサービスに寄せる
- 4業務に不可欠なものは、無料のまま使い続けずに有料契約へ移す。サービス終了や制限に備えるため
- 5許可するツールの一覧を作り、増やすときの相談先を決める
注意点
- 無断利用が起きるのは、必要なツールが用意されていないからです。禁止の前に代替を用意してください。
- 無料ツールの多くは、入力したデータの扱いが有料版と異なります。利用規約の確認が必要です。
- 個人アカウントで使われていると、退職時に成果物ごと失われます。
